Хранение согласий на обработку персональных данных

Статья на тему: "Хранение согласий на обработку персональных данных" с полным описанием тематики и ответами на интересующие вопросы. За консультацией можно обратиться к дежурному консультанту.

Все о персональных данных

goldyg / Shutterstock.com

СОДЕРЖАНИЕ

Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»; далее – закон о персональных данных). Такое широкое толкование позволяет относить к персональным данным практически любую информацию о человеке: сведения о его ФИО, поле и возрасте, образовании, месте жительства, семейном положении и др. Помимо этого к персональным данным относится и изображение человека, с помощью которого можно установить его личность – например, фотография, видеозапись или портрет (разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 г. «Разъяснения по вопросам отнесения фото-, видеоизображений, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенностей их обработки»).

Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, их состав, а также совершаемые с ними действия (п. 2 ст. 3 закона о персональных данных).

Обработка персональных данных – любое действие с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 закона о персональных данных).

Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу (п. 11 ст. 3 закона о персональных данных).

С 1 июля 2017 года ужесточилась административная ответственность за нарушения, допущенные при обработке персональных данных. Рассмотрим подробнее, какие правила необходимо соблюдать при работе с ними и какая ответственность теперь грозит нарушителям.

Последняя актуализация: 30 августа 2017 г.

Документы по теме:

Читайте также:

Персональные данные: успеть обеспечить защиту!
Предпринимателей могут обязать хранить персональные данные граждан РФ на российских серверах не с 1 сентября 2016 года, как планировалось ранее, а уже с 1 сентября 2015 года.

Кибербезопасность и цифровой суверенитет: стимул или препятствие для развития IT-рынка?
Разберемся, как от киберугроз планируется защищать персональные данные, чего ждать от Доктрины информационной безопасности и каковы перспективы развития законопроекта о критической инфраструктуре.

Источник: http://www.garant.ru/actual/persona/

Срок хранения персональных данных

Одним из основных принципов работы с данными является требование соблюдать срок хранения персональных данных. Причем Закон о персональных данных не содержит конкретных сроков. Что остается делать оператору? А тем более оператору-работодателю? Об этом расскажем ниже. А общие требования к хранению персональных данных и мероприятий по защите таких данных размещены в отдельных публикациях.

Максимальный срок хранения персональных данных

Существенное условие согласия на обработку персональных данных – срок, на который оно дается. Получается, что по истечении этого срока данные должны либо уничтожаться, либо подлежат обезличиванию, блокировке. При этом субъект данных может направить отзыв согласия на обработку персональных данных. И таким образом, срок хранения автоматически сократится.

Согласно части 7 статьи 5 Закона о персональных данных срок хранения данных определяет:

  • достижение цели обработки персональных данных
  • утрата необходимости в достижении цели обработки
  • истечение срока хранения, который установлен договором
  • срок хранения данных, установленных федеральным законом


В России действует Закон об архивном деле. В развитие его положений Министерство культуры утвердило перечень типовых архивных документов со сроками хранения (приказ от 25.08.2010 г. № 558). Эти нормативные акты определяют срок хранения некоторых персональных данных. Точнее, их материальных носителей.

Почему иногда разумно принимать меры по обезличиванию, а не уничтожению данных? Есть сроки исковой давности. И в случае необходимости обращения в суд персональные данные могут пригодиться. А если их хранить без обезличивания, возможно наступление ответственности.

Срок хранения личных дел работодателем

Организация заводит на каждого работника по трудовому договору личную карточку и личное дело. Личная карточка – обязательный документ. Дело же работодатель заводит по собственному желанию (кроме гос.органов и учреждений). В то же время личное дело – более информативно. Ведь здесь работодатель хранит копии документов – паспорта РФ, приказа о приеме на работу, трудовой договор и т.п.

Сразу после увольнения работника работодатель должен изъять из личного дела копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и всех иных, которые содержат персональные данные. Однако в силу ст. 17 и 22.1 Закона об архивном деле работодатель обязан хранить документы, подтверждающие факт работы, документы о заработной плате, об отчислениях в ПФР и т.п. Хранит организация и невостребованные документы. И только спустя 75 лет их считают невостребованными.

Как избежать возможных штрафов за хранение персональных данных работника после его увольнения? Мы рекомендуем прописать сроки хранения в Положении о персональных данных организации, а также от каждого работника получать согласие на обработку данных.

Источник: http://iskiplus.ru/srok-xraneniya-personalnyx-dannyx/

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

1. Федеральный закон «О персональных данных» устанавливает требование, которому должно соответствовать хранение персональных данных, а именно: хранение необходимо осуществлять в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5).

В случае если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке (ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»).

Читайте так же:  Продление разрешения на гражданское оружие

2. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37*(116), в разделе «Должностные обязанности» квалификационных характеристик ряда должностей руководителей и специалистов, предусмотрено выполнение трудовых обязанностей на основе персональных данных работников или с их использованием.

К этим должностям относятся:

— главный специалист по защите информации (руководит выполнением работ по комплексной защите информации; участвует в работе по созданию безопасных информационных технологий, отвечающих требованиям комплексной защиты информации; выполняет весь комплекс работ, связанных с контролем и защитой информации; обеспечивает контроль за соблюдением действующего законодательства при решении вопросов, касающихся защиты информации; координирует деятельность подразделений и специалистов по защите информации в организации);

— заместитель директора по управлению персоналом (организует управление формированием, использованием и развитием персонала организации; возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений; организует разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления на предприятии работников требуемых специальностей и квалификации; проводит работу по формированию и подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и т.д.);

— менеджер по персоналу (определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников; организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры; организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста; принимает участие в разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию);

— начальник отдела кадров (возглавляет работу по комплектованию организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств; осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения работников; организует проведение аттестации работников, ее информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации; осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам; проводит работу по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям и т.д.), а также главный бухгалтер, начальник отдела по подготовке кадров и др.

Среди должностей специалистов назовем бухгалтера, документоведа, инженера по защите информации, инженера по подготовке кадров, инженера по кадрам, инспектора по кадрам, специалиста по защите информации, специалиста по кадрам, техника по защите информации, экономиста по труду и др.

Должностные обязанности ряда технических исполнителей фактически предусматривают (в определенных случаях) работу с персональными данными работников. Например, в должностных обязанностях секретаря руководителя предусмотрено принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Включение функций, связанных с персональными данными, в должностные обязанности работников определяет соответствующее право работодателя, разрабатывая на их основе должностные инструкции, локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о персонале и др.), а также трудовые договоры, предусмотреть положения о порядке защиты персональных данных работников организации. В частности, он устанавливает круг лиц, имеющих право на получение персональных данных работников, основания их получения, условия, обеспечивающие сохранность передаваемых данных, сроки пользования этой информацией.

3. На работодателя возлагается обязанность обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в организации, к которой относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (см. п. 8 комментария ст. 85).

4. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении, в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей). Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденному Главархивом СССР 15 августа 1988 г., не востребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет*(117).

5. В распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»*(118) учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

6. Статьей 8 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлено, что срок хранения органами Пенсионного фонда РФ сведений, составляющих содержание общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица, представленных в виде документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ работодателями для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, составляет не менее шести лет.

Читайте так же:  Усн расходы госпошлина в суд

Срок хранения в вышеуказанных формах документов, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица (работника) со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

7. Порядок хранения персональных данных, личных дел гражданских служащих установлен Федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации», Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

8. Трудовым кодексом также установлено, что второй экземпляр акта о несчастном случае на производстве, акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с копиями материалов расследования хранится в течение 45 лет работодателем (его представителем), у которого произошел данный несчастный случай (ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1).

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в центре государственного санитарно-эпидемиологического надзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания. Если организация ликвидируется, акт передают для хранения в центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора (п. 33 Положения о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. N 967*(119)).

9. Наличие трудовых отношений требует от работодателя (организации, индивидуального предпринимателя) обеспечения сохранности персональных данных работника, предоставляемых им как при заключении трудового договора, так и в процессе трудовой деятельности. Это определяет необходимость разработки и принятия локального нормативного акта. Работодатель принимает такой акт без учета мнения представительного органа работников.

Локальный нормативный акт, посвященный защите персональных данных работников в организации, разрабатывается работодателем на основе положений законодательства с учетом специфики деятельности организации.

В локальном нормативном акте о защите персональных данных работников организации закрепляются положения:

— о персональных данных работников, необходимых работодателю в связи с трудовыми отношениями;

— о круге должностных лиц, имеющих право получить у работника информацию, относящуюся к его персональным данным;

— о хранении персональных данных на бумажных и электронных носителях в предназначенном для этого помещении;

— об основных условиях проведения обработки персональных данных работников;

— о круге должностных лиц, имеющих право на доступ к персональным данным, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей, порядок их предоставления;

— о должностном лице, ответственном за организацию и хранение персональных данных работников;

— о должностном лице, осуществляющем контроль за хранением персональных данных работников;

— о передаче персональных данных работников;

— о правах работника, обеспечивающих защиту персональных данных, хранящихся у работодателя;

— об обязанностях работника в целях обеспечения достоверности его персональных данных;

— об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников, и др.

Источник: http://base.garant.ru/59604336/79e0d49c57eaf00b360953ced8a4e94f/

Хранение персональных данных

Советы юристов:

Все зависит от конкретной ситуации.

2.1. Копия первого листа паспорта не является документом, только нотариус может заверять копии паспорта при наличии всех листков копий паспорта.
На будущее, если предоставляете копии паспорта, то перечёркиваете данную копию одной косой линией и пишите, конкретно для кого и для каких целей и ситуации предоставляется данная копия.

О каком договоре идёт речь?

4.1. Уважаемый Сергей, так как:
персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

то при установке видеонаблюдения в МКД, нужно брать с жильцов разрешение на хранение персональных данных (для возможности использования видеоархива).

14.2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
(ред. от 22.02.2017)
«О персональных данных» 7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
Напишите жалобу прокурору района, пусть проведут проверку.

18.1. Как минимум.

Статья 13.11. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)
[Кодекс РФ об административных правонарушениях] [Глава 13] [Статья 13.11]

Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц — от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

18.2. Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных», каждая организация обязана правильно обрабатывать и осуществлять защиту персональных данных своих работников, клиентов и партнеров, а именно подготовить комплект внутренних документов, зарегистрироваться в качестве оператора перс. Данных и внедрить технические средства защиты. За несоблюдение закона предусмотрена ответственность:

Штраф до 300 000 рублей
Блокировка сайта компании
Дисквалификация руководителя.

Источник: http://www.9111.ru/%D0%BF%D0%B5%D1%80%D1%81%D0%BE%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B5/%D1%85%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%BF%D0%B5%D1%80%D1%81%D0%BE%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D1%85_%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85/

Когда уничтожать согласия клиентов на обработку их персональных данных?

Данная статья находится в разделе 8.1 «Прием, перемещение (перевод), увольнение работников» ПТУД, поэтому она применяется только в отношении документов работников. Уведомление работника работодателем о том, что его персональные данные будут обрабатываться и защищаться в соответствии с целями обработки в рамках трудовых отношений, и согласие работника на обработку его персональных данных в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела работника. Но уведомление и согласие в процессе подготовки личных дел к передаче в архив организации практически всегда выделяются к уничтожению.

Читайте так же:  Составьте проект искового заявления

Персональные данные клиентов обрабатываются и защищаются в совершенно других управленческих процессах — клиентская, договорная работа и т.п. В Политике организации в области обработки и защиты персональных данных (ЛНА) должно быть закреплено, что это другие цели обработки 1 , ответственность иных сотрудников, иной участок обработки и т.п.

Когда завершится обработка персональных данных клиента, которую организация осуществляет с конкретной целью, тогда сроки хранения «основных» документов, содержащих персональные данные, распространятся:

  • и на уведомление клиента об их обработке в рамках конкретного процесса и с конкретной целью,
  • и на согласие клиента на такую обработку.

Необходимо признать, что юристы вашей организации в данном случае оказались правы.

Сноски

Например, постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» предусматривает раздельную обработку и раздельное хранение персональных данных (материальных носителеи?), обработка которых осуществляется в различных целях. Вернуться назад

Источник: http://www.delo-press.ru/questions.php?n=28108

Согласие на обработку персональных данных

СОДЕРЖАНИЕ

Обработка персональных данных субъекта, по общему правилу, должна осуществляться с его согласия (ч. 1 ст. 6 закона о персональных данных). В тех случаях, когда это прямо предусмотрено законом, согласие должно быть письменным. Утвержденной формы такого документа нет, но в нем как минимум следует указать:

  • ФИО, адрес субъекта персональных данных и его паспортные данные;
  • ФИО, адрес и паспортные данные его представителя, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего его полномочия (если согласие дает представитель субъекта);
  • наименование (или ФИО) и адрес оператора, а также лица, которому оператор поручил обработку данных (если обработка поручена третьему лицу);
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие;
  • срок, в течение которого действует согласие субъекта, а также способ его отзыва;
  • подпись субъекта персональных данных (ч. 4 ст. 9 закона о персональных данных).

БЛАНКИ

Согласие субъекта на обработку персональных данных
Отзыв согласия на обработку персональных данных
Другие бланки

Равнозначным согласию в письменной форме признается согласие в электронной форме, скрепленное электронной подписью субъекта.

Стоит также отметить, что лицо вправе в любой момент отозвать свое согласие на обработку его персональных данных (ч. 2 ст. 9 закона о персональных данных).

Источник: http://www.garant.ru/actual/persona/soglasie/

Согласие на обработку, хранение и использование персональных данных при оформлении заказов товаров и услуг на сайте

Настоящим даю свое согласие ИП Гроза Юлия Владимировна (далее – Организация) на обработку своих персональных данных, указанных при оформлении заявки на сайте Организации для обработки моей записи на получение товара и/или услуги, (далее Заказ), и связи со мной в рамках обработки моего Заказа, а также иных сопряженных с этой целью в рамках действующего законодательства РФ и технических возможностей Организации.

Обработка персональных данных Лица может осуществляться с помощью средств автоматизации и/или без использования средств автоматизации в соответствии с действующим законодательством РФ и положениями Организации. Настоящее согласие Лица на обработку его/ее персональных данных, указанных при оформлении Заказа на сайте Организации, направляемых (заполненных) с использованием настоящего сайта, действует с момента оформления Заказа на сайте Организации до момента его отзыва. Согласие на обработку персональных данных, указанных при оформлении Заказа на сайте Организации, направляемого (заполненных) с использованием настоящего сайта, может быть отозвано Лицом при подаче письменного заявления (отзыва) в Организацию. Обработка персональных данных Лица прекращается в течение 2 месяцев с момента получения Организацией письменного заявления (отзыва) Лица и/или в случае достижения цели обработки и уничтожается в срок и на условиях, установленных законом, если не предусмотрено иное. Обезличенные персональные данные Лица могут использоваться Организацией в статистических (и иных исследовательских целей) после получения заявления (отзыва) согласия, а также после достижения целей, для которых настоящее согласие было получено.

Данный сайт позволяет Организации получать информацию, содержащую персональные данные Лица, а именно фамилия, имя, отчество, контактный телефон, адрес электронной почты, а также другие персональные данные, которые могут использоваться для идентификации Лица («Ваши персональные данные»), в случае если Лицо добровольно предоставляет их Организации.

Лицо даёт согласие Организации на обработку своих персональных данных, а именно: фамилия имя отчество, контактный телефон, адрес электронной почты, а также всех персональных данных, которые необходимы для связи с Лицом и оформление договора на оказание услуг.

В целях исполнения обязательств по договору Лицо предоставляет Организации право осуществлять любые действия (операции) со своими персональными данными без ограничения: сбор, запись, учет, систематизацию, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, накопление, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение; использование в статистических целях, в целях проведения анализа, в целях информирования Лица (с передачей по SMS или электронной почтой) о продуктах и услугах Организации, а также осуществлять любые иные действия с учетом действующего законодательства.

Источник: http://dpau.ru/soglasie/

Какие оптимальные сроки хранения и обработки персональных данных? Сколько действует согласие субъекта?

В Российской Федерации функционирует понятие персональных данных, оно закреплено на законодательном уровне и сопряжено с рядом норматив.

Утвержден порядок хранения ПДн физических лиц и период, в который хранение должно быть прекращено.

Условия завершения обработки персональной информации или конкретные временные рамки операций определяют операторы в соответствии с профильными законодательными актами правительства. Актуальные сведения о сроках при работе с конфиденциальными данными в нашей стране, порядке из фиксации в документах вы найдете в нашем материале.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Читайте так же:  Назначение судебного разбирательства в уголовном процессе

Временные рамки, связанные с ПДн

Положение 7 статьи 5 Федерального закона «О персональных данных» предусматривает среди принципов обработки и следующий – хранение ПДн должно осуществлять не дольше, чем того требуют цели операции с информацией.

Кроме этого, период хранения ПДн в некоторых случаях закрепляется федеральным законом, договором, субъектом которого является владелец персональных данных. Оператор устанавливает конкретные временные рамки или вписывает условие для прекращения обработки.

Что выбрать: время хранения или условия прекращения?

Закон позволяет выбрать либо конкретный период хранения данных, либо ограничить обработку наступлением определенного условия. Однако на оператора налагаются обязанности обязательно ограничить обработку данных по времени.

Юристы советуют использовать конкретный период прекращения обработки только в том случае – если сведения необходимы оператору для ограниченной цели.

Например, на сайте интернет-магазина проводится анкетирование, субъекту ПДн предлагается указать область проживания, покупки за последний год, возраст, ФИО и так далее. Магазин планирует использовать сведения для статистического анализа своей успешности за последний год. После завершения анализа, сведения ему больше не понадобятся и будут ликвидированы.

При составлении такого договора учитывается то, что на проведение анализа понадобится шесть месяцев. После этого интернет-магазин прекращает обработку данных, выполнив цель, с которой они были собраны. Для похожих прецедентов есть и другой вариант – установить условие завершения обработки, например, указать, что после проведения аналитических работ сведения прекратят обрабатывать.

Комбинированный вариант «условие + дата» используется довольно часто. Возьмем адвокатскую контору, планирующую хранить сведения о клиентах два года с момента последнего обращения. Тут присутствует сразу два критерия – два года (конкретный период) и определенное условие – отсутствие обращения в адвокатскую организацию.

Медицинские учреждения в нашем государстве, как правило, не ограничивают себя четкими сроками, поскольку законодательство обязывает их хранить сведения, касающиеся сферы здравоохранения, довольно долго. Закон дает возможность операторам выбирать, как именно устанавливать период – определяя временной отрезок обработки или событие, наступление которого будет означать прекращение обработки конфиденциальных сведений.

Оговариваемые периоды

Сколько действует согласие работника, клиента, пациента?

Независимо от сферы деятельности оператора, он обязан взять у субъекта персональных данных разрешение и указать период его действия.

Оператору предоставляется также два способа обозначить период действия разрешения субъекта – вписав четкую дату или воспользовавшись стандартной в юридической практике фразой: «Настоящее согласие действует с момента подписания и до дня отзыва». Желательно продумать и способ подачи отзыва, например, только в письменной форме.

Сколько должны храниться ПДн?

Подразумевается, что хранение оператор организует на период, необходимый для обработки ПДн.

Также важно, что в некоторых случаях фирма не работает со сведениями постоянно, и хранение сопряжено с задачей обеспечить доступ к персональным материалам в любое удобное время и в форме, делающей возможной их обработку.

В документации оператор обозначает сроки хранения, а также операцию, которая будет проведена после выполнения цели – обезличивание информации либо ее уничтожение. Отметим, что под обезличиванием сведений подразумевается перевод материалов в форму, не позволяющую распознать к кому она точно относится.

Какой период отводится на обработку?

Обработка данных непосредственно связана с хранением ПДн, ведь именно хранение обеспечивает доступ к данным с целью их обработки. В законе «О персональных данных» сказано, что оператор должен установить единый период для обеих операций. Если обработка прекращается с наступлением некоторого события, то оператор берет на себя обязанности в дальнейшем не хранить сведения.

Оператор не может указывать разные сроки или условия для прекращения хранения и обработки. Если хранение, например, прекращается после двух лет, то и обработка не может больше проводиться – по техническим причинам. Точно так же и период обработки связан с хранением.

Предположим, предприятие взяло на себя обязанности обрабатывать сведения на протяжении одного года, если после наступления этого срока он продолжит хранить информацию – значит нарушит условия соглашения с физическим лицом.

Возможно ли продление действия соглашения?

Оператор имеет право продлевать любой из периодов, указанных выше, но для этого компании следует выполнить несколько требований. Условия и нюансы продления срока прописываются в «Политике в отношении обработки персональных данных». Субъект ПДн, согласно действующему законодательству, имеет право в любой момент ознакомиться с этим документом.

Еще одна особенность заключается в том, что продление периода обработки или хранения сопряжено с появлением иных целей, но не выходящих за рамки закона.

Другими словами, оператору разрешается менять сроки, имея на то основания и продолжая использовать конфиденциальную информацию только в рамках актуальных законодательных актов.

Компания, собирающая персональные данные, вправе выбрать как автоматическое продление, например, данного субъектом разрешения, так и ручное (с дополнительным уведомлением). При этом, физическое лицо, владеющее информацией, не лишается возможности в любой момент отозвать согласие.

Как видите, профильный закон в Российской Федерации устанавливает четкие требования относительно указания периодов и дат хранения и обработки ПДн. Вместе с тем, на операторов налагается обязанность уведомить субъекта о времени действия его собственного соглашения на обработку информации.

Сама продолжительность хранения – законом не регламентируется, к ней предъявляется только одно требование: хранить не дольше, чем требуется для достижения целей обработки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Источник: http://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/i-ih-sroki.html

Как хранить персональные данные работников в отделе кадров в 2020 году

Еще до приема на работу нового сотрудника, работодатель начинает работать с его персональными данными. В статье разберем как в организации происходит хранение и обработка персональных данных, а также рассмотрим какая работодателю грозит ответственность за разглашение персональных данных.

В каких документах содержатся персональные данные

При трудоустройстве работник предоставляет работодателю определенные документы. Каждый из этих документов содержит персональные данные (ПД) работника. Как правило при приеме на работу требуются следующие документы:

Читайте так же:  Отзыв согласие на исковое заявление

В некоторых случаях работодатель запрашивает и иные документы, но только если это установлено действующим законодательством. Такими документами являются медкнижка, ИНН и справка 2-НДФЛ. И каждый из этих документов содержит персональные сведения о принимаемом сотруднике. Специального перечня, к которому можно отнести ПД нет. Под ними понимают такие сведения, по которым работник может быть идентифицирован. То есть это, ФИО, адрес проживания, данные паспорта, квалификация, фото и видео записи с работником и т.д.

Ознакомление работника с Положением о персональных данных

Важно! Еще до момента подписания трудового соглашения, нового работника необходимо ознакомить с Положением о персональных данных (68 ТК РФ).

О том, что работник с ним ознакомился может свидетельствовать подпись:

  • В трудовом соглашении;
  • В специальном листе ознакомления с Положением;
  • В специальном журнале.

Если Положения о ПД в компании нет, его необходимо разработать, утвердить, а затем ознакомить с ним всех сотрудников. В Положении необходимо предусмотреть порядок хранения, обработки ПД и условия доступа к ним (Читайте также статью ⇒ Заявление на обработку персональных данных).

Документы для обработки данных сотрудника

Чтобы работодатель мог работать с ПД, обрабатывать их, необходим определенный перечень документов. Одним из них является согласие на обработку персональных данных. Помимо этого оформляют обязательство о неразглашении данных, а также уведомление в их получении от третьей стороны (Читайте также статью ⇒ Документы для оформления нового сотрудника на работу).

Согласие на обработку данных сотрудника

Согласие на обработку данных работодатель разрабатывает самостоятельно. При этом в согласии указываются те действия, которые компания вправе совершать с ПД сотрудника (закон №152-ФЗ). Подписать согласие работник должен еще до того, как подпишет трудовой договор. Согласие должно быть добровольным со стороны работника.

Важно! Подписывая Согласие работник также подтверждает, что он не против обработки своих данных.

Когда согласие на обработку данных от работника не требуется

Если работодатель передает в банк данные работника с целью начисления заработной платы, то сделать это можно и без соответствующего согласия. Например, если:

  • Соглашение на выпуск карты сотруднику напрямую заключается с работником и в этом соглашении содержатся условия, предусматривающие передачу данных;
  • На работодателя оформлена доверенность, на основании которой он имеет право представлять интересы сотрудника по заключению договора с банком;
  • Оплата труда путем перевода на банковскую карту предусмотрена в коллективном договоре.

Обязательство о неразглашении и уведомление о получении данных

Важно! Сотрудники, которые имеют доступ к личным данным работника, работают с ними, должны оформить обязательство, запрещающее разглашать эти данные.

Как правило это кадровики и работники бухгалтерии. В случае, если они допустят огласку данных, им грозит дисциплинарное взыскание, включая увольнение. Если работодателю требуется получить сведения по работнику у третьей стороны, он должен оформить соответствующее уведомление. В таком уведомлении указываются возможные источники информации, а также способы их получения.

Защита персональных данных

Для того, чтобы обеспечить защиту данных работника необходимо выполнить следующее:

  1. Разработать положение об обработке ПД, в котором будут закреплены: порядок получения данных, их обработка и хранение;
  2. Руководитель компании назначает сотрудника, ответственного за работу с ПД. Например, кадровика, который работает с личными делами. От него потребуется получить согласие каждого из работников, вносить данные в карточки и т.д.;
  3. Разработать бланк согласия на обработку ПД;
  4. Предоставить физлицу информацию (по его запросу), касающуюся обработки его ПД. Например, подтверждение, что данные прошли обработку, цели и способы обработки данных.

Размещение персональных данных на сайте

Для некоторых организаций размещение в интернете персональной информации по сотрудникам является обязательным. К примеру, медучреждения должны помещать на своих сайтах информацию о своих сотрудниках, включая их образование и квалификацию. То же правило действует и для образовательных учреждений. Они обязаны размещать информацию по учителям и преподавателям. В этом случае согласие на обработку данных от сотрудника не требуется, так как размещение информации предусмотрено законом.

Хранение и обработка персональных данных работника

Обработка данных предполагает любые действия, которые с ними совершаются, с использованием или без средств автоматизации. К ним относят: сбор данных, их запись, систематизацию, накопление, обновление, хранение, извлечение и использование, включая передачу, обезличивание, блокировку, удаление и уничтожение. Таким образом получение данных, требуемых для заполнения личной карточки работника и трудового договора, а также их хранение относят к обработке персональных данных.

Ответственность за разглашение персональных данных

До недавнего времени штраф предусматривался только одного вида (13.11 КоАП РФ), который составлял 5000 – 10000 для организаций и 500 – 1000 рублей – для должностных лиц. С июля 2017 года установлено 6 разновидностей ответственности работодателя, причем за разные виды нарушений на работодателя могут наложить одновременно несколько штрафов. Рассмотрим основные из них:

Нарушение Ответственность
Для компаний Для ИП Для должностного лица
Незаконная обработка данных 30 000 – 50 000 5 000 – 10 000
Не получили согласие сотрудника 15 000 – 75 000 10 000 – 20 000
В свободном доступе не размещена политика об обработке ПД 15 000 – 30 000 5 000 – 10 000 3 000 – 6 000
Работнику не предоставлена информация по обработке его ПД 20 000 – 40 000 10 000 – 15 000 4 000 – 6 000

За разглашение ПД, используя свое служебное положение, должностным лицам грозит штраф в размере 4000 – 5000 рублей (13.11 КоАП, 13.14 КоАП). Кроме того, статьей 137 УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение ПД работника, согласно которой разглашение персональной информации грозит штрафом от 100 до 300 тыс. рублей.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://rabotniky.com/xranenie-i-obrabotka-personalnyx-dannyx/

Хранение согласий на обработку персональных данных
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here