Как хранить персональные данные

Статья на тему: "Как хранить персональные данные" с полным описанием тематики и ответами на интересующие вопросы. За консультацией можно обратиться к дежурному консультанту.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

1. Федеральный закон «О персональных данных» устанавливает требование, которому должно соответствовать хранение персональных данных, а именно: хранение необходимо осуществлять в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5).

В случае если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке (ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»).

2. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37*(116), в разделе «Должностные обязанности» квалификационных характеристик ряда должностей руководителей и специалистов, предусмотрено выполнение трудовых обязанностей на основе персональных данных работников или с их использованием.

К этим должностям относятся:

— главный специалист по защите информации (руководит выполнением работ по комплексной защите информации; участвует в работе по созданию безопасных информационных технологий, отвечающих требованиям комплексной защиты информации; выполняет весь комплекс работ, связанных с контролем и защитой информации; обеспечивает контроль за соблюдением действующего законодательства при решении вопросов, касающихся защиты информации; координирует деятельность подразделений и специалистов по защите информации в организации);

— заместитель директора по управлению персоналом (организует управление формированием, использованием и развитием персонала организации; возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений; организует разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления на предприятии работников требуемых специальностей и квалификации; проводит работу по формированию и подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и т.д.);

— менеджер по персоналу (определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников; организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры; организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста; принимает участие в разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию);

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

— начальник отдела кадров (возглавляет работу по комплектованию организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств; осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения работников; организует проведение аттестации работников, ее информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации; осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам; проводит работу по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям и т.д.), а также главный бухгалтер, начальник отдела по подготовке кадров и др.

Среди должностей специалистов назовем бухгалтера, документоведа, инженера по защите информации, инженера по подготовке кадров, инженера по кадрам, инспектора по кадрам, специалиста по защите информации, специалиста по кадрам, техника по защите информации, экономиста по труду и др.

Должностные обязанности ряда технических исполнителей фактически предусматривают (в определенных случаях) работу с персональными данными работников. Например, в должностных обязанностях секретаря руководителя предусмотрено принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Включение функций, связанных с персональными данными, в должностные обязанности работников определяет соответствующее право работодателя, разрабатывая на их основе должностные инструкции, локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о персонале и др.), а также трудовые договоры, предусмотреть положения о порядке защиты персональных данных работников организации. В частности, он устанавливает круг лиц, имеющих право на получение персональных данных работников, основания их получения, условия, обеспечивающие сохранность передаваемых данных, сроки пользования этой информацией.

3. На работодателя возлагается обязанность обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в организации, к которой относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (см. п. 8 комментария ст. 85).

4. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении, в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей). Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденному Главархивом СССР 15 августа 1988 г., не востребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет*(117).

5. В распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»*(118) учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

6. Статьей 8 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлено, что срок хранения органами Пенсионного фонда РФ сведений, составляющих содержание общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица, представленных в виде документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ работодателями для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, составляет не менее шести лет.

Читайте так же:  Комендантский час в сопровождении совершеннолетнего

Срок хранения в вышеуказанных формах документов, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица (работника) со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

7. Порядок хранения персональных данных, личных дел гражданских служащих установлен Федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации», Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

8. Трудовым кодексом также установлено, что второй экземпляр акта о несчастном случае на производстве, акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с копиями материалов расследования хранится в течение 45 лет работодателем (его представителем), у которого произошел данный несчастный случай (ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1).

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в центре государственного санитарно-эпидемиологического надзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания. Если организация ликвидируется, акт передают для хранения в центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора (п. 33 Положения о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. N 967*(119)).

9. Наличие трудовых отношений требует от работодателя (организации, индивидуального предпринимателя) обеспечения сохранности персональных данных работника, предоставляемых им как при заключении трудового договора, так и в процессе трудовой деятельности. Это определяет необходимость разработки и принятия локального нормативного акта. Работодатель принимает такой акт без учета мнения представительного органа работников.

Локальный нормативный акт, посвященный защите персональных данных работников в организации, разрабатывается работодателем на основе положений законодательства с учетом специфики деятельности организации.

В локальном нормативном акте о защите персональных данных работников организации закрепляются положения:

— о персональных данных работников, необходимых работодателю в связи с трудовыми отношениями;

— о круге должностных лиц, имеющих право получить у работника информацию, относящуюся к его персональным данным;

— о хранении персональных данных на бумажных и электронных носителях в предназначенном для этого помещении;

— об основных условиях проведения обработки персональных данных работников;

— о круге должностных лиц, имеющих право на доступ к персональным данным, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей, порядок их предоставления;

— о должностном лице, ответственном за организацию и хранение персональных данных работников;

— о должностном лице, осуществляющем контроль за хранением персональных данных работников;

— о передаче персональных данных работников;

— о правах работника, обеспечивающих защиту персональных данных, хранящихся у работодателя;

— об обязанностях работника в целях обеспечения достоверности его персональных данных;

— об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников, и др.

Источник: http://base.garant.ru/59604336/79e0d49c57eaf00b360953ced8a4e94f/

Как хранить персональные данные

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

«Лекторы – ведущие эксперты, непосредственные разработчики законов:
В. В. Витрянский, Л. Ю. Михеева, Е. А. Суханов, А. А. Маковская. Принять участие можно очно/ онлайн или в записи, в любой точке страны!»

Работодатель ведет электронную базу работников, содержит сведения, предусмотренные в карточке по форме N Т-2. После увольнения сотрудника имеет ли право работодатель производить обработку персональных данных работников в автоматизированной системе? Возможно ли хранить документы, содержащие персональные данные работников, в электронной форме в целях выполнения требований законодательства об архивном деле?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Ответ прошел контроль качества

3 апреля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник: http://www.garant.ru/consult/work_law/1193967/

Как хранить персональные данные

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

«Лекторы – ведущие эксперты, непосредственные разработчики законов:
В. В. Витрянский, Л. Ю. Михеева, Е. А. Суханов, А. А. Маковская. Принять участие можно очно/ онлайн или в записи, в любой точке страны!»

Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников.
Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий:
— от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
— работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
— объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Если эти условия не соблюдаются (например, хранение копий личных документов работника не обусловлено необходимостью достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки персональных данных), хранение копий таких документов противоречит требованиям законодательства.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Читайте так же:  Административная ответственность за нарушение права собственности

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]t.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник: http://www.garant.ru/consult/control/1209539/

Хранение персональных данных работника

Организовать хранение персональных данных работника – обязанность работодателя. Причем само хранение – часть обработки персональных данных работника. И один из элементов защиты таких данных. Поэтому в случаях, установленных законодательством РФ, работодатель должен получить от работника согласие на обработку персональных данных. Информацию о случаях, когда такое согласие не требуется, мы на сайте также раскрыли.

Как организовать хранение персональных данных работника

Согласно ст. 88 Трудового кодекса РФ (глава 14 ТК РФ посвящена обязанностям и правам работника и работодателя в сфере персональных данных) работодатель за свой счет обязан реализовать меры по защите персональных данных. Защищает он их от неправомерного использования или утраты. Работодатель принимает локальные акты (приказ об утверждении положения о персональных данных, о назначении ответственного за обработку данных, устанавливает доступ к персональным данным). Очевидно, что до обезличивания персональных данных или их уничтожения, работодатель обязан хранить данные с учетом требований ограниченного доступа и защиты от несанкционированного использования.

Организация хранения ПД работника работодатель описывает в определенном документе. может Это может быть положение о персональных данных. Или в специальный акт (об организации хранения). На практике, удобно все особенности обработки данных прописать в одном документе. А с его текстом работодатель обязан ознакомить каждого работника. Передача персональных данных работника третьему лицу (вне организации) допускается только с согласия работника.

В каком помещении хранить личные сведения

Закон о персональных данных и Трудовой кодекс РФ не устанавливают требования к помещению, в которых хранятся персональные данные. Работодатель вправе предусмотреть хранение данных в отдельном помещении здания. Может даже организовать туда ограниченный доступ. Однако есть постановление Правительства РФ от 15.09.2008 г. № 687. Оно посвящено особенностям обработки данных, которая осуществляется без использования средств автоматизации. То есть с участием человека.

Этот акт содержит требованием: персональные данные должны быть обособлены от иной информации. В том числе хранятся на отдельных материальных носителях. Причем для каждой категории персональных данных используется свой носитель. Как и для данных, обработка которых связана с разными целями.

Обращаем внимание, что документы воинского учета с персональными данными хранятся только в железных шкафах в специально оборудованных помещениях.

На практике работодатель создает личное дело каждого работника. Его хранят в отдельном шкафу или помещении. Сотрудники кадрового отдела или иные лица, которым работодатель разрешил доступ. Этот шкаф или помещение должны быть обеспечены защитой – замок, опечатывание и т.п. Трудовые книжки следует хранить в сейфе, отдельно от личных дел.

При хранении персональных данных работника можно использовать журнал учета персональных данных.

Источник: http://iskiplus.ru/xranenie-personalnyx-dannyx-rabotnika/

Какие оптимальные сроки хранения и обработки персональных данных? Сколько действует согласие субъекта?

В Российской Федерации функционирует понятие персональных данных, оно закреплено на законодательном уровне и сопряжено с рядом норматив.

Утвержден порядок хранения ПДн физических лиц и период, в который хранение должно быть прекращено.

Условия завершения обработки персональной информации или конкретные временные рамки операций определяют операторы в соответствии с профильными законодательными актами правительства. Актуальные сведения о сроках при работе с конфиденциальными данными в нашей стране, порядке из фиксации в документах вы найдете в нашем материале.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Временные рамки, связанные с ПДн

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Положение 7 статьи 5 Федерального закона «О персональных данных» предусматривает среди принципов обработки и следующий – хранение ПДн должно осуществлять не дольше, чем того требуют цели операции с информацией.

Кроме этого, период хранения ПДн в некоторых случаях закрепляется федеральным законом, договором, субъектом которого является владелец персональных данных. Оператор устанавливает конкретные временные рамки или вписывает условие для прекращения обработки.

Что выбрать: время хранения или условия прекращения?

Закон позволяет выбрать либо конкретный период хранения данных, либо ограничить обработку наступлением определенного условия. Однако на оператора налагаются обязанности обязательно ограничить обработку данных по времени.

Юристы советуют использовать конкретный период прекращения обработки только в том случае – если сведения необходимы оператору для ограниченной цели.

Например, на сайте интернет-магазина проводится анкетирование, субъекту ПДн предлагается указать область проживания, покупки за последний год, возраст, ФИО и так далее. Магазин планирует использовать сведения для статистического анализа своей успешности за последний год. После завершения анализа, сведения ему больше не понадобятся и будут ликвидированы.

При составлении такого договора учитывается то, что на проведение анализа понадобится шесть месяцев. После этого интернет-магазин прекращает обработку данных, выполнив цель, с которой они были собраны. Для похожих прецедентов есть и другой вариант – установить условие завершения обработки, например, указать, что после проведения аналитических работ сведения прекратят обрабатывать.

Комбинированный вариант «условие + дата» используется довольно часто. Возьмем адвокатскую контору, планирующую хранить сведения о клиентах два года с момента последнего обращения. Тут присутствует сразу два критерия – два года (конкретный период) и определенное условие – отсутствие обращения в адвокатскую организацию.

Медицинские учреждения в нашем государстве, как правило, не ограничивают себя четкими сроками, поскольку законодательство обязывает их хранить сведения, касающиеся сферы здравоохранения, довольно долго. Закон дает возможность операторам выбирать, как именно устанавливать период – определяя временной отрезок обработки или событие, наступление которого будет означать прекращение обработки конфиденциальных сведений.

Оговариваемые периоды

Сколько действует согласие работника, клиента, пациента?

Независимо от сферы деятельности оператора, он обязан взять у субъекта персональных данных разрешение и указать период его действия.

Оператору предоставляется также два способа обозначить период действия разрешения субъекта – вписав четкую дату или воспользовавшись стандартной в юридической практике фразой: «Настоящее согласие действует с момента подписания и до дня отзыва». Желательно продумать и способ подачи отзыва, например, только в письменной форме.

Читайте так же:  Как заключить мировое соглашение в арбитражном суде

Сколько должны храниться ПДн?

Подразумевается, что хранение оператор организует на период, необходимый для обработки ПДн.

Также важно, что в некоторых случаях фирма не работает со сведениями постоянно, и хранение сопряжено с задачей обеспечить доступ к персональным материалам в любое удобное время и в форме, делающей возможной их обработку.

В документации оператор обозначает сроки хранения, а также операцию, которая будет проведена после выполнения цели – обезличивание информации либо ее уничтожение. Отметим, что под обезличиванием сведений подразумевается перевод материалов в форму, не позволяющую распознать к кому она точно относится.

Какой период отводится на обработку?

Обработка данных непосредственно связана с хранением ПДн, ведь именно хранение обеспечивает доступ к данным с целью их обработки. В законе «О персональных данных» сказано, что оператор должен установить единый период для обеих операций. Если обработка прекращается с наступлением некоторого события, то оператор берет на себя обязанности в дальнейшем не хранить сведения.

Оператор не может указывать разные сроки или условия для прекращения хранения и обработки. Если хранение, например, прекращается после двух лет, то и обработка не может больше проводиться – по техническим причинам. Точно так же и период обработки связан с хранением.

Предположим, предприятие взяло на себя обязанности обрабатывать сведения на протяжении одного года, если после наступления этого срока он продолжит хранить информацию – значит нарушит условия соглашения с физическим лицом.

Возможно ли продление действия соглашения?

Оператор имеет право продлевать любой из периодов, указанных выше, но для этого компании следует выполнить несколько требований. Условия и нюансы продления срока прописываются в «Политике в отношении обработки персональных данных». Субъект ПДн, согласно действующему законодательству, имеет право в любой момент ознакомиться с этим документом.

Еще одна особенность заключается в том, что продление периода обработки или хранения сопряжено с появлением иных целей, но не выходящих за рамки закона.

Другими словами, оператору разрешается менять сроки, имея на то основания и продолжая использовать конфиденциальную информацию только в рамках актуальных законодательных актов.

Компания, собирающая персональные данные, вправе выбрать как автоматическое продление, например, данного субъектом разрешения, так и ручное (с дополнительным уведомлением). При этом, физическое лицо, владеющее информацией, не лишается возможности в любой момент отозвать согласие.

Как видите, профильный закон в Российской Федерации устанавливает четкие требования относительно указания периодов и дат хранения и обработки ПДн. Вместе с тем, на операторов налагается обязанность уведомить субъекта о времени действия его собственного соглашения на обработку информации.

Сама продолжительность хранения – законом не регламентируется, к ней предъявляется только одно требование: хранить не дольше, чем требуется для достижения целей обработки.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Источник: http://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/i-ih-sroki.html

Законный порядок хранения и использования персональных данных работников на бумажных и электронных носителях

Любое трудоустройство связано с передачей персональных данных работника работодателю. На начальном этапе трудовых отношений это: ФИО, дата рождения, адрес регистрации, гражданство, семейное положение, уровень образования, и др.

С развитием трудовых отношений, личное дело сотрудника обогащается другими персонифицированными данными: приказ о приеме на работу, трудовой договор, первичные документы по заработной плате, акты премирования и т.д. В данной статье рассмотрим как и где хранятся персональные данные как в бумажном, так и в электронном виде.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Где разрешается хранить?

Итак, начнем с того, что место нахождения персональных данных зависит от их формы. Различают хранение:

  • на бумажном носителе;
  • на электронном носителе.

Практика показывает, что большинство ответственных работодателей дублируют информацию, храня документы как в бумажном варианте, так и в электронном. В том и другом случае информация храниться у работодателя, как правило, в отделе кадров и в бухгалтерии. Они запираются на ключ в пожароустойчивых сейфах. Ключ находится у начальника отдела кадров или главного бухгалтера.

Для бумаг бывших работников, как правило, выделяется архивная комната для длительного хранения. В архиве документы хранятся в алфавитном порядке. Указывается срок сдачи в архив и срок окончания хранения. После истечения установленного срока, документы могут быть уничтожены. Электронную информацию хранят в локальной компьютерной сети.

Как правило, на случай сбоя или утери основной базы, создают резервную копию для архива, которую размещают на съемном электронном носителе информации.

Общие правила

Очень важно соблюдать правила хранения, так как в противном случае халатность руководства может привести к нарушению конституционного права граждан на конфиденциальность персонифицированной информации. Статьей 87 ТК РФ установлено, что порядок хранения персональных данных работника должен быть разработан и утвержден работодателями.

Статья 87 ТК РФ. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.

При этом они должны учитывать все требования, которые установлены ТК и другими федеральными законами. Основные сроки содержания документов, отражающих информацию о работниках, установлены Приказом Минкультуры 2010 года № 558.

Запомните:

  • Справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, не вошедшие в состав личных дел ХРАНЯТ 5 ЛЕТ.
  • Сводные расчетные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности о получении заработной платы и других выплат ХРАНЯТ 75 ЛЕТ.
  • Анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма лиц, не принятых на работу ХРАНЯТ 3 ГОДА.
  • Переписку по поводу перевода сотрудников ХРАНЯТ 3 ГОДА.
  • Командировочные удостоверения ХРАНЯТ 5 ЛЕТ.

С полным списком документов и сроками их хранения можно ознакомиться в Приложении к вышеназванному Приказу.

Пошаговая инструкция по использованию задокументированных сведений

  1. Обработка и хранение персональных данных на бумажном носителе должна быть проведена на основе законодательства РФ (ст. 24 Конституции, Глава 14 ТК РФ, ФЗ РФ от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных данных», Приказ Минкультуры РФ 2010 года № 558, статья 137 УК РФ и др.

Статья 24 Конституции РФ

  • Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
  • Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.
Читайте так же:  Когда постановление суда вступает в законную силу

Более детально о том, как заполнить заявление на обработку и на другие операции с персональными данными работника, читайте тут, а об обязательстве о неразглашении и других документах узнайте в этом материале.

На электронном носителе

  1. Работа по обработке и хранению персональных данных на электронных носителя также должна основываться на требованиях законодательных актов, указанных выше.
  2. Также как и для бумажных носителей, для электронных носителей должны быть обозначены сведения, которые относятся к персональным данным. Сюда также можно отнести адрес личной электронной почты сотрудника, аккаунты (профиль, учетная запись) в социальных сетях, и др.
  3. Все полученные документы, содержащие персональные данные сканируются и направляются в электронное личное дело работника.
  4. К электронной базе данных имеют доступ: руководитель предприятия, его заместители, работники отдела кадров и бухгалтерии, а также работники информационно-технического отдела (программисты).
  5. Для каждого работника, имеющего доступ к электронной базе создается индивидуальный логин и пароль. При обработке данных (изменение, дополнение, удаление), программное обеспечение сохраняет автоматически данные лица, которое эти манипуляции совершило.
  6. Создается резервная копия базы данных, которая подлежит хранению на съемном носителе. База подлежит обновлению 1 и 15 числа каждого месяца. Если эти числа приходятся на выходной или праздничный день, обновление совершается на следующий за ними рабочий день.

Персональные данные работника стали частым объектом мошенничества. В этой связи законодатель установил основные правила защиты данной информации, а также ответственность за нарушение порядка ее обработки и хранения. Однако следует отметить, что российское законодательство в данной сфере еще достаточно сырое, так как большая часть правил устанавливается не на уровне закона, а локальными нормативными актами.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Источник: http://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/na-rabotnika/hranenie.html

Срок хранения персональных данных

Одним из основных принципов работы с данными является требование соблюдать срок хранения персональных данных. Причем Закон о персональных данных не содержит конкретных сроков. Что остается делать оператору? А тем более оператору-работодателю? Об этом расскажем ниже. А общие требования к хранению персональных данных и мероприятий по защите таких данных размещены в отдельных публикациях.

Максимальный срок хранения персональных данных

Существенное условие согласия на обработку персональных данных – срок, на который оно дается. Получается, что по истечении этого срока данные должны либо уничтожаться, либо подлежат обезличиванию, блокировке. При этом субъект данных может направить отзыв согласия на обработку персональных данных. И таким образом, срок хранения автоматически сократится.

Согласно части 7 статьи 5 Закона о персональных данных срок хранения данных определяет:

  • достижение цели обработки персональных данных
  • утрата необходимости в достижении цели обработки
  • истечение срока хранения, который установлен договором
  • срок хранения данных, установленных федеральным законом

В России действует Закон об архивном деле. В развитие его положений Министерство культуры утвердило перечень типовых архивных документов со сроками хранения (приказ от 25.08.2010 г. № 558). Эти нормативные акты определяют срок хранения некоторых персональных данных. Точнее, их материальных носителей.

Почему иногда разумно принимать меры по обезличиванию, а не уничтожению данных? Есть сроки исковой давности. И в случае необходимости обращения в суд персональные данные могут пригодиться. А если их хранить без обезличивания, возможно наступление ответственности.

Срок хранения личных дел работодателем

Организация заводит на каждого работника по трудовому договору личную карточку и личное дело. Личная карточка – обязательный документ. Дело же работодатель заводит по собственному желанию (кроме гос.органов и учреждений). В то же время личное дело – более информативно. Ведь здесь работодатель хранит копии документов – паспорта РФ, приказа о приеме на работу, трудовой договор и т.п.

Сразу после увольнения работника работодатель должен изъять из личного дела копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и всех иных, которые содержат персональные данные. Однако в силу ст. 17 и 22.1 Закона об архивном деле работодатель обязан хранить документы, подтверждающие факт работы, документы о заработной плате, об отчислениях в ПФР и т.п. Хранит организация и невостребованные документы. И только спустя 75 лет их считают невостребованными.

Как избежать возможных штрафов за хранение персональных данных работника после его увольнения? Мы рекомендуем прописать сроки хранения в Положении о персональных данных организации, а также от каждого работника получать согласие на обработку данных.

Источник: http://iskiplus.ru/srok-xraneniya-personalnyx-dannyx/

Как хранить персональные данные работников

Компании проверяются на предмет правильного хранения и обработки персональных данных сотрудников. Мы подготовили практические рекомендации по приведению деятельности компаний в соответствие с требованиями закона и подготовке к возможным проверкам.

В год грядущий – во всеоружии

На протяжении последних шести лет законодатель неоднократно обращал внимание на вопрос защиты персональных данных граждан России. За это время был принят закон «О персональных данных», внесены поправки в Трудовой кодекс РФ, регулирующий вопрос защиты персональных данных работника, введен ряд подзаконных нормативных актов, которыми каждый участник отношений, возникающих при передаче персональных данных, должен руководствоваться.

Повышенный интерес государства к нормативному обеспечению защиты персональных данных обусловлен большим количеством случаев мошенничества со стороны недобросовестных операторов, работающих с персональными данными и допустивших утечку этой информации и последующее ее незаконное использование преступниками.

Таким образом, в продолжение «линии защиты» в декабре 2009 года был утвержден Административный регламент проведения проверок Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций при осуществлении федерального государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации (приказ Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 1 декабря 2009 г. № 630), который вступил в силу 26 марта 2010 года.

Принятие и введение в действие указанного выше Регламента фактически означает готовность государства перейти от нормативного регламентирования вопросов защиты персональных данных к активным «военным» действиям, а именно к проведению проверок в целях выявления нарушений требований действующего законодательства и применения мер ответственности к операторам.

Готовимся к худшему – надеемся на лучшее

Прежде чем перейти к «подготовительной» работе, необходимо определить, к какой категории относится ваша организация:

  • исключительно оператор, обрабатывающий персональные данные в целях исполнения требований трудового законодательства (то есть в процессе трудовых отношений между работником и работодателем),и/или:
  • оператор, обрабатывающий персональные данные в ходе ведения обычной коммерческой деятельности (например: операторы сотовой связи; организации, проводящие анкетирование потребителей (физических лиц) в рекламных целях и/или в целях предоставления скидок и т. п.).

Далее, с учетом правового положения вашей организации и руководствуясь действующим законодательством, необходимо принять следующие меры.

Если вы оператор – работодатель

В главе 14 Трудового кодекса прямо указывается на обязательное наличие на каждом предприятии внутреннего локального нормативного акта, регулирующего порядок использования и хранения персональных данных (ст. 87 ТК РФ).

Как правило, этим документом служит Положение о защите персональных данных работников (далее – «Положение»), но в целом допустимо включить соответствующий раздел в состав Правил внутреннего трудового распорядка.

Читайте так же:  Отмена рассрочки исполнения решения суда

Целью этого документа является задача определить меры защиты персональных данных работников при обработке таковых, условия их хранения, условия допуска сотрудников компании к таким данным, права и обязанности работников и работодателя по отношению к вопросу использования персональных данных каждого конкретного работника.

Безусловно, все вышеуказанные условия работы с персональными данными должны быть определены в строгом соответствии с ТК РФ, законом «О персональных данных» и требованиями подзаконных нормативных актов, перечень которых приведен выше.

Поскольку этот локальный нормативный акт является обязательным для каждого работодателя, а ТК РФ содержит прямое указание на право работников участвовать в разработке системы обеспечения гарантий, связанных с защитой персональных данных, естественно, необходимо ознакомить каждого работника, занятого на предприятии, с этим документом. Более того, в соответствии со статьей 68 ТК РФ каждый принимаемый на работу кандидат также должен быть ознакомлен с условиями обработки его персональных данных еще до заключения с ним трудового договора.

Документом, подтверждающим ознакомление работников с Положением, может быть либо отдельная расписка работника, форма которой должна быть указана как неотъемлемая часть Положения, либо можно использовать иные способы ознакомления работников с локальными нормативными актами (далее – «ЛНА») организации, которые применяются у конкретного работодателя (например: журнал ознакомления с ЛНА, лист ознакомления с ЛНА и т. п.).

Также в Положении необходимо определить перечень должностных лиц организации, имеющих доступ к персональным данным работников (разумеется, в целях исполнения своих должностных обязанностей) и предусмотреть форму документа, (например, «Соглашения о не разглашении»), которую каждый из таких должностных лиц должен будет подписать в подтверждение понимания своей ответственности в случае разглашения рассматриваемой информации. При составлении перечня лиц, допущенных к информации такого характера, надо указать не только рядовых работников – исполнителей (таких как менеджер по персоналу, сотрудники бухгалтерии, юристы), но и вписать руководителей подразделений вашей компании, включая генерального директора предприятия.

В качестве дополнительной рекомендации, в целях исполнения требований ТК РФ в части использования персональных данных работников в коммерческих целях, которые не допускают такое использование без согласия работника, можно включить перечень случаев использования и объем используемой информации в Положении (например: в целях предоставления информации для участия в торгах, подготовки коммерческого предложения, рекламы компании на сайте и т. д.).

Таким образом, предлагая работникам ознакомиться с ЛНА, вы заранее им сообщаете и получаете их согласие на использование их персональных данных в коммерческих целях компании.

Говоря о технической стороне организации защиты персональных данных работников, тем же законом, изданным в 2009 году, который предоставил отсрочку, были внесены изменения в закон «О персональных данных», упраздняющие обязанность операторов по защите персональных данных с обязательным использованием шифровальных (криптографических) средств (Закон от 27 декабря 2009 г. № 363-ФЗ).

Тем не менее обязанность по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке и по защите от несанкционированного доступа третьих лиц при организации хранения персональных данных четко определена действующим законодательством. Следовательно, каждому оператору – работодателю необходимо обеспечить технические средства защиты, такие как: наличие сейфов с кодами доступа (и/или шкафов, запирающихся на замок, и/или отдельных помещений, закрывающихся на ключ или соответствующий код – для персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации). Информация о кодах или доступ к ключам должен быть только у допущенных к работе с персональными данными лиц.

В свою очередь персональные данные, которые обрабатываются в информационных системах (фактически это все базы данных, хранящиеся на серверах или в системных блоках компьютеров с использованием или без специализированных программ), также должны быть защищены с задействованием различных методов, в том числе таких, как:

  • реализация разрешительной системы допуска пользователей (обслуживающего персонала) к информационным ресурсам, информационной системе и связанным с ее использованием работам, документам;
  • ограничение доступа пользователей в помещения, где размещены технические средства, позволяющие осуществлять обработку персональных данных, а также хранятся носители информации;
  • учет и хранение съемных носителей информации и их обращение, исключающее хищение, подмену и уничтожение;
  • другие методы и способы, полный перечень которых определяется приказом ФСТЭК РФ от 5 февраля 2010 г. № 58 «Об утверждении Положения о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных».

В итоге для готовности каждого оператора – работодателя к возможным проверкам на соответствие требованиям законодательства в области защиты персональных данных работников в будущем году необходимо иметь рабочую систему защиты персональных данных, содержащихся как на материальных носителях без средств автоматизации, так и в информационных системах, регламентированную с соответствующим ЛНА, разработанным с учетом действующего законодательства исключительно на основании технических ресурсов вашей организации.

Если вы оператор-коммерсант

В случае если вы не только работодатель, но еще и организация, которая в силу специфики коммерческой деятельности или вида деятельности получаете и обрабатываете персональные данные физических лиц, не связанных с вами трудовыми или гражданско-правовыми отношениями, то помимо организационно-технических мер, приведенных выше, также следует:

В дополнение ко всем вышеизложенным инструкциям важно запомнить, что на каждом предприятии, как правило, существует входная система контроля доступа лиц на территорию организации. Обычно для оформления пропуска сотрудники службы охраны запрашивают документ, удостоверяющий личность визитера, а следовательно, начинают обработку персональных данных такового, внося соответствующею информацию в журнал учета посетителей. Для легализации этого процесса, исходя из приведенных выше нормативно-правовых актов, необходимо также и для таких случаев работы с персональными данными определить способы обработки, хранения и уничтожения полученной информации в соответствующем ЛНА (например: Положение о службе безопасности, Положение о контрольно-пропускном режиме и т. п.).

К нам едет ревизор!?

Возвращаясь к Административному регламенту проведения проверок Роскомнадзором, надо учесть, что проверочные мероприятия могут быть как плановые, так и внеплановые.

При этом плановые проверки будут назначаться как в отношении операторов, включенных в реестр, так и операторов, не включенных в реестр, но осуществляющих обработку персональных данных.

В свою очередь внеплановые проверки возможны в случае нарушений в области обеспечения защиты персональных данных операторами, информация о которых может быть получена проверяющим органом не только в ходе проведения плановых проверочных мероприятий, но и в случае получения соответствующей информации от третьих лиц, например, от работников предприятия, государственных органов, осуществляющих смежные контрольные функции.

Юлия Лабутина, эксперт журнала «Расчет»

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://www.buhgalteria.ru/article/kak-khranit-personalnye-dannye-rabotnikov

Как хранить персональные данные
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here